Constructeurs de machines : vos affaires se pilotent encore à la mémoire

Une machine spéciale, c'est une nomenclature qui bouge jusqu'au dernier jour, un dossier technique à constituer et un SAV qui commence dix ans de vie.

Trente minutes, sans engagement

Décrivez-moi votre atelier. Je vous dis par quoi je commencerais et ce que je ne toucherais pas.

Vous fabriquez à l'affaire. Chaque machine est un peu différente de la précédente, le bureau d'études travaille encore quand l'atelier a commencé à monter, et les achats sont lancés par lots au fil des validations. Les méthodes de production en série ne s'appliquent pas chez vous, et c'est pour ça que la plupart des conseils en organisation industrielle tombent à côté.

Ce que j'observe chez les constructeurs de 20 à 250 personnes, c'est que le problème n'est presque jamais la conception ni la fabrication. Il est dans la circulation de l'information entre le bureau d'études, les achats, le montage et le service après-vente.

Ce que je vois dans vos ateliers

La nomenclature bouge après le lancement des achats

L'indice B remplace l'indice A alors que trois articles de l'indice A sont déjà commandés. Le magasin reçoit des pièces qui ne servent plus, et personne ne l'apprend avant l'inventaire. Sur une affaire, ces écarts de nomenclature représentent souvent plus que la marge prévue sur cette même affaire.

Le montage attend une pièce que personne ne savait manquante

Le monteur découvre au moment d'assembler qu'il manque un vérin ou un composant électrique en délai long. La commande part en urgence avec un surcoût de transport, et deux monteurs sont désœuvrés pendant trois jours. La liste des manquants existait, mais elle n'était consolidée nulle part avant que le besoin devienne physique.

Le dossier technique se constitue à la fin, dans l'urgence

Schémas, notices, déclarations de conformité des composants, analyse de risques, manuel d'utilisation, liste des pièces de rechange. Tout existe, dispersé entre le bureau d'études, les mails fournisseurs et le disque réseau. Il est rassemblé la semaine de l'expédition, par la personne la moins disponible.

La configuration réellement livrée n'est pas conservée

Trois ans plus tard, le client appelle pour une pièce de rechange. La question est simple : quel modèle de moteur a été monté sur cette machine-là ? La réponse demande de retrouver l'affaire, de vérifier si la modification de dernière minute a été reportée dans la nomenclature, et souvent d'appeler le monteur qui était sur place.

Les heures passées par affaire sont connues trop tard

Le prix de revient réel de la machine sort deux mois après la livraison, quand l'affaire suivante est déjà chiffrée sur les mêmes bases erronées. Les constructeurs qui gagnent de l'argent sont ceux qui savent, à mi-parcours, qu'une affaire dérive — pas ceux qui le découvrent après.

Par quoi je commencerais, dans cet ordre

L'ordre compte plus que la liste. Le voici tel que je le proposerais après l'audit, sauf si vos deux jours sur place montrent autre chose.

1
Reconstituer un dossier de traçabilité vous prend une demi-journée
Chez vous, la traçabilité n'est pas une contrainte qualité abstraite : c'est ce qui permet de savoir ce qui a été réellement monté sur la machine n° 214 livrée en 2022. Le dossier de fabrication tel que livré, avec ses modifications de dernière minute, est un actif de service après-vente pour dix ans.
automatiser la traçabilité et la préparation des audits ISO 9001
2
Vous ne savez pas exactement ce qui est parti en sous-traitance
La mécanosoudure, l'usinage des grosses pièces et le traitement de surface partent à l'extérieur pendant que le montage se prépare. C'est la première cause de décalage de la date de mise en service, et c'est le chantier le plus rapide à mettre en place.
suivre la sous-traitance sans tableur Excel partagé
3
Vos devis dépendent d'une seule personne et partent trop tard
Chiffrer une machine spéciale demande de retrouver ce qu'a coûté une machine voisine, et de savoir combien d'heures elle a réellement demandé. Sans retour du réalisé, chaque devis reproduit les erreurs du précédent.
automatiser le chiffrage et la génération des devis
4
Vos commandes clients sont réencodées à la main dans votre ERP
Moins central chez un constructeur que chez un sous-traitant, mais les commandes de pièces de rechange, elles, sont répétitives, nombreuses et à faible valeur unitaire : c'est précisément le profil qui mérite d'être automatisé.
automatiser l'encodage des commandes clients dans l'ERP

Ce que je ne fais pas

Ce que je ne fais pas chez un constructeur de machines :

Je ne développe pas votre configurateur produit. C'est un projet différent, plus long, et qui n'a de sens qu'une fois vos nomenclatures assainies.
Je ne touche pas au logiciel embarqué de vos machines ni à leurs fonctions de sécurité. Mon périmètre s'arrête à vos processus internes.
Je ne remplace pas votre PDM ou votre PLM si vous en avez un, et je ne vous en vends pas si vous n'en avez pas : entre 20 et 250 personnes, la question mérite d'être posée mais rarement dans l'urgence.
Je ne rédige pas votre analyse de risques ni votre dossier de conformité. Je fais en sorte que les pièces du dossier soient rassemblées au fil de l'eau plutôt que la veille de l'expédition.

Les questions qu'on me pose

Nos affaires sont toutes différentes, est-ce automatisable ?

Les affaires sont uniques, pas les processus. Sortir une liste de manquants, relancer un sous-traitant, rassembler un dossier technique : ces gestes sont identiques d'une machine à l'autre. C'est là que se trouve le gain, pas dans la standardisation de vos produits.

Nous travaillons avec un ERP orienté série, mal adapté à l'affaire.

C'est le cas le plus fréquent chez les constructeurs. Plutôt que de le remplacer — projet à six chiffres — on ajoute la vision par affaire à côté, en s'appuyant sur les données qu'il contient déjà. C'est moins satisfaisant intellectuellement et beaucoup plus rentable.

Combien ça coûte et combien de temps ?

L'audit de deux jours est à 1 500 € et vous repartez avec une cartographie et un plan chiffré. Les chantiers qui suivent sont au forfait, entre 8 000 et 15 000 €, livrés en trois à quatre semaines chacun.

Travaillez-vous avec notre bureau d'études ?

Nécessairement. Sur une machine spéciale, la moitié des problèmes d'atelier naissent d'une information qui n'est pas descendue du bureau d'études — pas par négligence, mais parce qu'aucun canal n'existe pour ça.

Qui possède le code produit ?

Vous, avec la documentation et les accès. La cession figure dans le devis.

Parlons-en trente minutes

Vous décrivez votre flux, je vous dis ce qui est automatisable, ce qui ne l'est pas, et par quoi je commencerais. Si je ne suis pas la bonne personne, je vous le dis pendant l'appel.